Система контроля печати документов

Описание системы контроля печати

Решение помогает компаниям осуществлять контроль печати документов.

Это позволяет:

снизить расходы на распечатку не относящихся к работе документов;
предотвратить утечку конфиденциальных документов на бумажных носителях.

Мониторинг печати: принцип работы

Система проводит контекстный анализ каждого документа, отправленного на печать, проверяя:

наличие обязательных слов и фраз — для предотвращения нецелевых распечаток;
наличие запрещенных слов и фраз — для предотвращения утечек конфиденциальной информации.

Словари запрещенных и обязательных слов и фраз настраиваются администратором системы.

Возможные варианты реагирование на инцидент:

Наблюдение

Программа занесет событие в журнал печати, зафиксировав кто, когда и какой документ напечатал, какие запрещенные слова были найдены и/или какие обязательные слова отсутствовали.

Запрет печати

Программа заносит инцидент в журнал и блокирует дальнейшую печать для данного пользователя. Разблокировать пользователя может только администратор системы.

Варианты реагирования настраиваются для каждого пользователя или группы пользователей.

Сценарии применения программы контроля печати

Мониторинг печати принтеров для предотвращения их нецелевого использования сотрудниками

В крупных компаниях, где есть много принтеров, сотрудники без особых колебаний распечатывают на них книги для себя, рефераты для своих детей и родственников, сборники кулинарных рецептов и другие посторонние материалы. Каждый считает, если он распечатает свою дипломную работу, не произойдет ничего страшного. Но когда такое происходит регулярно, расходы компании на удовлетворение личных потребностей сотрудников становятся заметными.

Внедрение системы позволяет быстро ликвидировать случаи нецелевого использования принтеров. В некоторых компаниях экономия бюджета на расходные материалы после внедрения системы составляла около 25%.

Контроль печати с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации

Вторая проблема, связанная с бесконтрольной распечаткой, — утечки конфиденциальной информации. Отследить распечатанные конфиденциальные документы практически невозможно. В результате любой сотрудник может регулярно распечатывать конфиденциальные сведения компании и передавать их конкурентам за вознаграждение. Система защищает от утечек через распечатку конфиденциальных документов, помогает выявлять инсайдеров и блокировать их действия без применения сложных и дорогих систем предотвращения утечек (Digital Leak Prevention, DLP), функциональность которых избыточна, если требуется только контроль печати на принтерах.

Для каких организаций подходит

Целевая аудитория решения — компании с количеством сотрудников от 50 человек, в которых ведется интенсивный бумажный документооборот, используется 10 и более печатающих устройств, а также имеются риски, связанные с утечками конфиденциальной информации:

филиалы банков,
конструкторские бюро,
фармацевтические компании,
финансовые организации,
предприятия добывающей и перерабатывающей отраслей.

Технические характеристики

Программный комплекс состоит из Агентов, Панели и Сервера.
Агенты устанавливаются на все подконтрольные рабочие станции в виде фоновой службы Windows.
Сервер собирает и обрабатывает всю информацию от Агентов. Может быть установлен на выделенном сервере или компьютере под управлением Windows внутри корпоративной сети.
Управление системой производится с помощью Панели, выполненной в виде web-приложения, установленного на Сервере.

Системные требования: ОС Windows, серверные и рабочие станции, начиная с Windows 7 и Windows Server 2013 и заканчивая Windows 10 и Windows Server 2018.

Рекомендуемая конфигурация: 1 CPU 1.4GHz, 1 Gb RAM, 10Gb HDD для клиентской машины.

Преимущества решения

Работает со всеми форматами данных, отправляемых на печать.
Поддерживает интеграцию с Active Directory и массовую установку агентов через политики домена.
Поддерживает виртуализацию, при этом данные будут храниться на хост-машине.